قائم‌مقام سازمان، به عنوان جانشین و هماهنگ‌کنندهٔ عالی ریاست محترم، عهده‌دار پیگیری، نظارت و هماهنگی کلیه امور جاری و راهبردی سازمان در غیاب یا به دستور ریاست می‌باشد. این جایگاه، حلقهٔ اتصال میان ریاست و معاونت‌ها، مدیران و واحدهای تابعه است و با رویکردی هماهنگ‌ساز، نظارتی و اجرایی، در مسیر تحقق اهداف و برنامه‌های کلان سازمان گام برمی‌دارد.

قائم‌مقام سازمان، با بهره‌گیری از ظرفیت‌های تمامی معاونت‌ها و واحدها، ضمن حفظ انسجام و یکپارچگی اقدامات، زمینه‌ساز اجرای دقیق و به‌موقع مصوبات، دستورات و سیاست‌های ابلاغی ریاست می‌گردد و به عنوان بازوی اجرایی و نظارتی ریاست، نقش کلیدی در ارتقای بهره‌وری و اثربخشی سازمان ایفا می‌نماید.

شرح وظایف قائم‌مقام سازمان

قائم‌مقام سازمان، با اختیارات تفویضی از سوی ریاست، عهده‌دار هدایت، هماهنگی و نظارت بر کلیه فعالیت‌های جاری و راهبردی سازمان می‌باشد. ایشان در راستای تحقق مأموریت‌های کلان سازمان، وظایف زیر را بر عهده دارد:

هماهنگی و نظارت عالیه

• هماهنگی و نظارت بر اجرای دقیق و به‌موقع دستورات، مصوبات و سیاست‌های ابلاغی از سوی ریاست سازمان

• نظارت بر عملکرد معاونت‌ها، ادارات کل، پژوهشکده‌ها و مراکز تابعه و ارائه گزارش مستمر به ریاست

• ایجاد هماهنگی میان معاونت‌ها و واحدهای مختلف سازمان به منظور جلوگیری از موازی‌کاری و افزایش همافزایی

• پیگیری مستمر جریان امور جاری سازمان و گزارش پیشرفت کارها به ریاست

نمایندگی و جانشینی ریاست

• جانشینی ریاست در جلسات، کمیسیون‌ها، همایش‌ها و نشست‌های داخلی و خارجی حسب دستور

• نمایندگی رسمی سازمان در مراجع قانونی، حقوقی و اجرایی با حق توکیل به غیر (در صورت تفویض اختیار)

• امضای مکاتبات، اسناد و قراردادهای سازمان در غیاب یا به دستور ریاست

• پاسخگویی به مراجع نظارتی و قانونی در غیاب ریاست

پیگیری و اجرای برنامه‌های راهبردی

• پیگیری تحقق اهداف و برنامه‌های راهبردی سازمان بر اساس سند چشم‌انداز ۱۴۲۰

• نظارت بر اجرای برنامه‌های عملیاتی سالانه و ارائه گزارش‌های مستمر به ریاست

• شناسایی موانع و چالش‌های پیش‌روی اجرای برنامه‌ها و ارائه راهکارهای رفع آنها

• همکاری در تدوین و بازنگری برنامه‌های توسعه و تحول سازمانی

مدیریت بحران و پیگیری‌های ویژه

• تشکیل و راهبری ستاد پیگیری‌های ویژه در مواقع بحران و شرایط اضطراری

• هماهنگی با دستگاه‌های اجرایی خارج از مجموعه در مواقع خاص

• پیگیری طرح‌ها و مأموریت‌های ویژه که از سوی ریاست به قائم‌مقام ارجاع می‌شود

ارتباطات و تعاملات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی

• برقراری ارتباط مستمر با مدیران ارشد، معاونین و روسای واحدها به منظور رفع موانع و تسهیل امور

• ایجاد تعامل سازنده با نهادهای دولتی، غیردولتی، مجلس، قوه قضائیه و سایر دستگاه‌های اجرایی در چارچوب مأموریت‌های سازمان

• پیگیری حضور مؤثر سازمان در شوراها و مراکز تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری کشور

ارزیابی و بهبود عملکرد

• نظارت بر ارزیابی مستمر عملکرد واحدها و ارائه پیشنهادات اصلاحی به ریاست

• شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان و ارائه راهکارهای بهبود بهره‌وری و اثربخشی

• همکاری در طراحی و استقرار نظام‌های ارزیابی عملکرد و کنترل کیفیت

مدیریت و پیگیری امور جاری سازمان

• پیگیری مصوبات، دستورات و سایر موارد ارجاعی ریاست از مدیران و مسئولین مربوطه

• هماهنگی و مدیریت امور مشاورین ریاست و معاونین

• نظارت بر ساماندهی امور اداری، دفتری و مکاتبات حوزه ریاست

• انجام سایر امور محوله از سوی مقام ریاست سازمان